会議の参加者全員がパソコンを開いて会議中に
カタカタタイピングしてたりすると
「あ〜、こりゃダメだ」
と思っちゃうんです。ごめんなさい！
誰も会議に主体的に参加してないわけです。
あと、そんな大勢で議事メモなんてとる必要ないのです。
会議に主体的に参加するには？
会議に、受け身で、強制されて参加してる気分の人が多いと、
大幅に会議の生産性は下がり、なんならやるだけマイナスです。辞めた方が良いです。
そこで会議をプロデュースする立場の人は、
「パソコン持ち込み禁止」を主張すべきです。
パソコンは自分から閉じましょう。
パソコンを開いていると、
他の仕事が出来てしまうからである。
理想は「全員が会議に主体性を持って参加して、しっかりと目的を達成してさっさと終わらせること。」である。
とはいえ必要そうなことは手書きでメモる
スマホでもパソコンでも紙でも何でも良いんだけど、メモをとるのは許容します。
私の理想は、紙のメモ。
そんで終わったら捨ててしまってもいい。
iPadに手書きがいまっぽいかもしれません。
これは何のためか？
「話者のテンションを上げる」ためである。
話者は、
なんだかんだいって会議の発言で緊張したりしてる場合もある。
その時にパソコンの画面を見てる人がいると、
「あ〜私の話って響かないのね、誰も聞いてくれないのね」
と思うのである。
だから手書きでメモをとってるのは、
話者を盛り上げるためである。ただそれだけである。
でも絶大な効果を発揮する。
ところで、自分にとってメモは何のためか。
「この話者のあと、これを質問しよう」
「これが宿題になりそうだ」
「結論を出す必要がある事柄を整理しておこう」
という目的もある。
会議の最後に結論をまとめる
最後に、今日の会議の目的はなんだったのかを振り返る。
①情報共有、聞いていてくれればよかった
→「聞きました、間違いなく聞きました」とみんな言おう。もう聞いてない！とか言わせません。
②課題に対しての次のアプローチを決定した
→これを議事録に書きます。
「Aのかくかくしかじかの問題について、ほにゃらかほにゃらかという対応をとることにした。」
そう決定した、としっかり書きます。
だれがどう決裁したとかは必要ありません。その場で決定した事だから、決定に全員が責任を持ちます。
③宿題を記載します。
「誰が、いつまでに、何を、どうするのか。」それを明確に宿題に書き込みます。
そして次回の会議で、その宿題がどうなったかをトレースします。
1時間の会議なら議事録はどんなに長くても A4用紙1枚、1600文字以下でしょう。これで十分です。
議事録は誰がまとめる？書記の権力は絶大
この内容であれば、議長兼リーダーがまとめてもかまいません。
それも一つの理想です。
しかし、リーダーが話に集中しづらいし、
メモもとりにくいという問題がどうしても出ます。
そこで書記が必要なります。
書記は若手の最エースにやってもらうのがいいです。
書記がまとめる際に、主観がはいります。
それがいいのです。
なんなら決断を逆に書いてしまってもかまいません。
その議事録に乗っ取り、次週になったら事態は逆側に動いてたりします。
みんな、その場の結論忘れてますから、議事録に従います。
つまり書記には
プロデュース力、
ディレクション力、
経営力
が求められるのです。
これからのリーダー候補である
もっとも優秀な若手のエースに議事録を
とってもらうのが正しいです。
会議を仕切り、
経営判断をしていく
いい練習になるからです。
